Q．会計システムをfreee会計に変更します。sweeepはもともと別の会計システムと連携して使用しており、これまでのデータも蓄積されています。すでにsweeepに登録済みのマスタも入っていますので、それらを活用させながら移行するにはどのような手順を踏めば良いでしょうか。その他、会計システムのリプレイスにあたり、注意点などはありますか？
A．会計システムをfreee会計に移行する場合、以下の注意点と手順をご確認の上で連携作業を行なってください。
|
目次 【移行作業前に必ずお読みください】 【ご注意いただきたい点】 【各種手順について】 |
【移行作業前に必ずお読みください】
■ sweeep-freee会計の連携で実現できること
- freeeからのマスタ連携
- sweeep上での支出取引仕訳（借方仕訳）の作成およびfreeeへの連携
- 費用計上時における源泉税の計上
■ sweeep-freee会計の連携で実現できないこと
- sweeepからのマスタ連携
- 振替伝票の作成
※ sweeepの仕訳同期機能ではなく、仕訳インポート後にfreeeへの仕訳エクスポートであれば作成可能です - 支払時の未決済消込
- 任意の貸方科目の仕訳連携
- 支払時における源泉税の計上
【ご注意いただきたい点】
■ マスタ同期について
前提として、会計システムへの切替を行う場合は、sweeepへの同期前に会計システム側の移行が完全に完了していることが条件となります。
※ 会計システム側の移行が完了していない状態でfreeeとのAPI連携を行うと、いずれの会計システムとも正常に連携ができなくなる可能性がございます。
■ マスタの重複判断
freee同期の際は、マスタ名称をもとに重複の判断を行っています。
名称が少しでも異なる場合はマスタ未登録と判断し、新規項目としてsweeepのマスタに追加されるため、過去の仕訳を生かすことができなくなる場合がございます。
マスタ同期前に、名称が過去使用分と異なっている項目がないか、半角/全角の違いなどを含めて必ずご確認いただくようお願いいたします。
【注意点】マスタ同期はfreee側からの一方通行となっています。 freeeからsweeepにマスタを連携する事は可能ですが、sweeepのマスタをfreeeへ連携させることはできません。
新規マスタを追加する場合は、freee側での追加処理をお願いいたします。 |
【各種手順について】
■ マスタ同期の手順
- 旧会計システムから新会計システム（freee）への移行を完了させます。
- sweeep側でfreeeとのマスタ同期を行います。同期を行う際は【削除せず追加する】にて操作を行ってください。同期ボタンをクリックすると、マスタ同期が即座に完了します。
【注意点】誤って【削除して追加】を行われると、マスタ同期の際にこれまでのマスタが消えて新たにマスタが追加されることになり、過去の伝票が検索対象から外れてしまう場合がございますのでご注意ください。 |
※ 勘定科目-補助科目マスタについて
※ 取引先と請求元｜学習データマスタについて
詳細はこちら：freee同期
■ 仕訳同期の手順
freeeとのマスタ同期が完了すると、下記手順にてfreeeとの仕訳同期が可能となります。
1. 仕訳を作成します。freee連携の場合、仕訳は借方のみ計上します。
※ freeeでは勘定科目マスタの【支出取引相手勘定科目】の設定により、費用の貸方科目が決まっています。
sweeep側で独自に貸方勘定科目を入力しても、freee側で設定済みの【支出取引相手勘定科目】で設定した科目が貸方に計上されます。
仕訳連携後の【支出取引相手勘定科目】が想定と異なっている場合には、freee側での設定をご確認ください。
2. freeeとのマスタ連携が正しく完了している場合、仕訳作成時に表示される科目等の項目に【freee】と表示されますので、ご確認ください。
※ 【freee】と表示されていない項目がある場合、仕訳連携時にエラーが発生します。
3. 仕訳の最終承認またはfreeeとの仕訳同期ボタンにて、freee側の【支出取引仕訳】が作成されます。
※ 仕訳の連携タイミングは任意でご調整いただけます。
【注意点】上述の通り、sweeepの仕訳画面よりfreee連携を行う場合は、振替伝票ではなく【支出取引仕訳】が作成されます。 振替伝票での仕訳入力をご希望の場合は、連携機能ではなく、これまで通り仕訳をエクスポートの上で、別途freee上にてインポートしていただく必要がございます。
ただし、振替伝票でご入力いただいた場合、未決済消込対象に変更する場合はfreee側での操作が必要となり、sweeep上の仕訳と差分が発生いたしますのでご注意ください。 |
■ 源泉税の計上手順
sweeepからfreee以外の会計システムへ仕訳を取り込む場合には、支払仕訳の際に預り金（源泉税）が計上されます。
freee連携の場合、預り金（源泉税）を計上するタイミングが異なり、費用計上と同時に源泉税が控除仕訳として連携されます。
詳細はこちら：freeeに仕訳を同期する（freee連携時に預り金が同時に計上されます）
そのため、支払時に預り金を計上される場合は、下記いずれかの方法でご対応ください。
A) freee側で仕訳同期後に費用計上仕訳を修正
B) sweeep上では源泉税として扱わない
A) freee側で仕訳同期後に費用計上仕訳を修正
- これまで通り、sweeepで預り金が支払仕訳タブにて計上されるよう仕訳を作成します。
- freeeに仕訳を同期します。
- freeeにて仕訳を同期後、預り金として計上された仕訳明細を削除します。(費用と未払金は同額に変わります）
- 支払消込時に預り金を同時に計上します。
※ この場合、sweeepとfreeeの仕訳に差分が発生します。
B) sweeep上では源泉税として扱わない
- sweeepでの請求書を読み取り時に、源泉ボタンをクリックし源泉対象から外します。（源泉ボタンが青から白に変わります）
- freeeに仕訳を同期します。
- 支払消込時に預り金を同時に計上します。
※ この場合、sweeepにございますレポート画面における源泉税の集計機能（源泉税納付書対応など）がご利用いただけなくなります。
■ 支払仕訳について
sweeepでは未決済消込を行う事ができません。
そのため、freee会計と連携を行う場合、支払仕訳はsweeepではなくfreee側で行う必要がありますのでご注意ください。