複数の検索／フィルタリング機能を把握しておくことで、請求書・仕訳を効率的に検索することが可能です。
可能な検索／フィルタリング方法
sweeepでは以下４種類の検索／フィルタリング機能があり、全ての機能が詳細ビュー表示・一覧表示のどちらの表示にも対応しています。検索結果は一覧表示画面に表示され、取引先・伝票日付・貸借勘定科目などの登録した項目を全て一覧上で確認可能です。また、一覧画面から一覧エクスポート機能を使い出力する事も可能です。すべての検索／フィルタリング機能は条件にマッチしたデータのみが表示されます。
・キーワード検索
・読み取り日付、伝票日付、支払日付によるフィルタ
・詳細フィルタ
・ステータスチェック
それぞれの機能と操作方法について解説します。
キーワード検索
画面左上の検索ボックスから請求書データの全ての項目に対し、キーワードによる検索をかけることができます。
読み取り日付・伝票日付・支払日付によるフィルタ
日付を指定することで、ある特定の期間だけの請求書・仕訳だけを抽出・表示することが可能です。［開始日付］〜［終了日付］入力による日単位の細かいフィルタリングが可能な他、［＜］［前月］［＞］ボタンによる１ヶ月単位での検索も可能です。［読取日付］・［伝票日付］・［支払日付］のボタンを押すとそれぞれの日付単位に切り替えてフィルタを検索する事が可能です。
また、切替ボタンにて表示を月単位に切り替えることもできます。
詳細フィルタ
詳細項目を複数選択してフィルタリングすることができます。「特定の借方勘定科目の取引」「特定の取引先の、特定の期間の全ての取引」「◯◯◯円以上の取引」のような細かい検索が可能です。
なお、伝票日付、勘定科目については値がないことを条件に検索することも可能です。
伝票No.、伝票日付、金額など範囲指定が可能な項目もあります。
フィルタボタンをクリックすると条件を入力するエリアが表示されます。フィルタに値を入力すると、条件に合致する請求書データに絞られ一覧に表示されます。再度フィルタボタンをクリックすると、条件入力エリアを隠す事が可能です。
フィルタの検索条件を複数したい場合は、AND条件で抽出を行います。検索条件を入力するとフィルタが実行されます。
フィルタを解除する場合は［クリア］をクリックするとフィルタが解除された状態に戻ります。
フィルタの設定内容を保存する事も可能です。検索条件を入力し、［条件を保存］ボタンをクリックするとフィルタ条件が保存されます。保存したフィルタはプルダウンで選択する事ができるので、毎回検索条件を入力する手間を省き、簡単にフィルタを実行する事ができ便利です。
フィルタパターンの登録方法についてはこちら：フィルタパターンの登録と利用方法
補足 1）請求書や領収書を対象としているため原則帳簿関連性がないデータは存在しません。
ただし、システム上で見積書のアップロードを禁止するという制限は設けておりません。
仮にユーザ様が見積書を登録した場合に、勘定科目のないデータを検索することで関連性のないデータを抽出することができます。
補足２）システム側でデータの削除は行っていない（データの保持期間に制限を設けていない）為、数年前に登録を行ったデータについても当機能から検索する事が可能です。
ステータスチェック
[チェック]ボタンから特定の状態の請求書を抽出して参照する事ができます。
仕訳エクスポート済の請求書のみを参照したい場合は、該当年月の欄を選択した後に[選択したデータを表示]をクリックします。
選択したデータがフィルタされた状態で表示されます。
検索結果の表示
各検索条件やフィルタに合致した検索結果を一覧表示画面から確認する事ができます。
一覧表示画面では請求書に紐づく登録内容が一覧で表示されています。
ブラウザの印刷機能を使用して、請求書一覧画面に表示された検索結果を印刷する事も可能です。
以上が請求書・仕訳を検索する手順になります。