この機能は請求書を効率的に回収するための機能です。利用することで以下のメリットがあります。
- 各社の回収状況をチェックでき抜け漏れが防げる
- 受け取り・チェック・経理への回覧が簡単にできる
- 請求の手間が削減でき取引先に喜ばれる
以下イメージの赤枠部分です。
この機能を利用するユーザの想定
- 請求書を取引先から受領している現場部門の担当者
この機能を利用できる権限（管理者設定＞ユーザ一覧から指定可能）
- オーナー（標準）
- システム管理者（標準）
- 経理管理者（標準）
- 経理マネージャ（標準）
- 回収担当者（標準） → 回収メニューで担当の取引先のみ表示されます。
＜操作手順＞
回収メニューを開き、「＋取引先」ボタンをクリックして取引先を登録します。
取引先の情報を記入します。取引先の会社名や担当者名はこの後の請求依頼メールで利用されるため正しく記入することをおすすめします。
紙で回収される場合など、メールアドレスが無い場合はメールアドレスの登録は不要です。
詳細の操作方法はこちら：取引先の登録と編集
請求書の回収を依頼する取引先を選択し、メールボタンをクリックしてメール作成画面を立ち上げます。月度は費用の対象となる月を指定ください（基本的には請求書の発行日など）
メール及び専用アドレスで回収された請求書の回収月はシステム側にて以下のように自動で処理します。
・受信日が1日から15日の場合：前月の請求書として回収します。
・受信日が16日から月末の場合：当月の請求書として回収します
例）
・5/16~5/31に受信した請求書は5月分として回収されます。
・6/1~6/15に受信した請求書は5月分として回収されます。
自動で受領した月が回収したい対象月と違っていた場合、最終承認される前であれば回収月を変更することが可能です。
回収されたファイルをクリックします。
請求書情報画面が開くので、取引年月を変更し、更新ボタンをクリックします。
＜sweeep以外で取引先から請求書を受け取った場合＞
個別にメールや郵送などの方法で受け取った場合、
自分で請求書ファイルをアップロードする画面を用意しています。
[自分で請求書をアップロード]をクリックします。
（当ページの最後に操作方法を記載）
メール本文のテンプレートが用意されているので、利用をお勧めします。
メール内容を確認し必要に応じて修正し、送信ボタンをクリックします。押印が不要の場合、通知すると取引先から喜ばれます。
※ 但し、請求書回収用メールアドレス、請求書回収用URLは変更しないでください。
詳細の操作方法はこちら：請求書の依頼メールを送信する
＜取引先の操作＞
取引先には以下のようなメールが届きます。
メール設定によっては迷惑メールフォルダや低優先メールとなる場合がありますので、取引先に事前にご案内頂くのがお勧めです。
＜取引先の操作＞
取引先がメールのリンクを開くと、以下の画面が表示され、アップロードが可能です。
取引先が請求書をアップロードするとメールで通知が届きます。
請求書が届くとメールで通知がきます。届いた請求書は受領済タブから確認できます。
内容を確認の上、利用目的と回覧先へのコメントを追加し、承認を行います。
詳細の操作方法はこちら：届いた請求書を回覧する
最終承認を行うと請求書が取り込まれて、請求書メニューで確認出来るようになります。
経理部門など請求書を閲覧できる権限をもつユーザは請求書メニューから取込みされた請求書を確認することができます。
また、請求書詳細画面から回収メニューへのリンクボタンをクリックすると、回収メニューで請求書情報を確認する事ができます。
詳細の操作方法はこちら：回覧した請求書を伝票に取り込む
＜請求書ファイルが手元にあり自分でアップロードする方法＞
すでに請求書を個別にメールなどで受け取っている場合は自分でアップロードすることができます。
＜経理のわかるスタッフの場合＞
利用者が経理部門や現場部門で経理のわかるスタッフなどの場合は、「読み取り」メニューを解放し仕訳指定しながらアップロードすることも可能です。
（読み取りメニューの解放： 管理者設定＞ユーザ一覧メニューより「ログイン不可」「回収担当者」以外の権限を指定）
各項目の並び替え
［取引先］や［回収月］など各項目をクリックすると、名前順や回収状況順に並び替えが可能です。
同一の取引先で複数の請求書ファイルを受領した場合
同一の取引先で複数の請求書ファイルを一度にまとめて受領した場合、または、同一の取引先で別々のメールで請求書ファイルを複数受領した場合、請求書のファイル毎に回収を行う事が可能です。
同月の回収欄に受領した請求書がそれぞれ表示されます。
※複数の請求書ファイルとは、請求書がファイル毎に分かれている状態です。
回収機能では、一つのファイルに複数の請求書が含まれている場合、回収した際に2枚目以降の請求書 を分割して計上する事ができませんのでご注意ください。
尚、一つのファイルに複数の請求書が含まれているファイルを受領した場合、2枚目以降の請求書について以下の対応を行ってください。
・請求書画面にて2枚目以降の請求書について明細を追加
・PDFの分割を行った上で2枚目以降を手動でアップロード
