取引先からメール送信やアップロードされた請求書は、受信トレイに格納されます。各担当者へ回覧し請求書の内容を確認・承認しましょう。
受信トレイには以下のパターンで受領した請求書が格納されています。
- 取引先がメールで送信した請求書
- 取引先がアップロード用画面からアップロードした請求書
- 担当者自身がsweeepの回収メニューからアップロードした請求書
受信トレイを確認する
[回収]メニューの[詳細表示]をクリックします。[受領済]のタブでは取引先から受領したが、まだ回覧されていない未処理の請求書を確認する事が出来ます。
請求書をクリックし、受信内容の詳細を表示します。
受信タブでは、どのような経路で受信したのか(URLアップロード、メール、自社でアップロード)、取引先のコメント内容を確認する事ができます。
回覧・承認する
承認依頼の初期表示は8回になっていますが、承認依頼の送信と承認回数の設定を行う事が出来ます。
詳細の操作方法はこちら：承認依頼の送信と承認回数の設定
承認ボタンをクリックするとステータスが「承認中」に変更されます。
回覧時に利用目的と回覧先へのコメントを入力する事ができます。入力したコメントは最終承認後に請求書メニューにも表示されます。コメント欄にURLを入力した場合はハイパーリンクで表示されます。
利用目的とコメントの編集・削除は、最終承認を行うまでは何回でも可能です。
回収状況の一覧画面を表示します。
ステータスが「受領済」から「承認中」へ変更されます。
否認・削除する
回収状況の一覧画面を表示します。
削除や否認を行いたい請求書のアイコンをクリックします。
請求書情報画面にある[削除]または[否認]のボタンをクリックします。
否認されると自社担当者宛に否認された旨が通知されます。
なお削除を行った場合、データの物理削除は行われず、削除した請求書は詳細表示の[削除]のタブで確認する事が出来ます。
届いた請求書を回覧する手順については以上です。